En resumen
- El registro de jornada es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 para toda empresa con trabajadores por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño.
- Hay que anotar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona. Registrar las pausas es muy recomendable.
- Los registros se guardan cuatro años y deben estar a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- No registrar es una infracción grave: de 751 a 7.500 €. El nuevo registro horario digital aún no está aprobado a 30 de septiembre de 2026.
Qué es el registro de jornada
El registro de jornada es la anotación diaria de las horas que trabaja cada persona de tu plantilla. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019. Es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019.
La ley dice tres cosas. La empresa debe garantizar el registro diario, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona. Se organiza por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa tras consultar a los representantes. Y los registros se conservan cuatro años.
Su objetivo es saber cuánto se trabaja de verdad. Así se evitan jornadas por encima de lo pactado y se pueden pagar o compensar las horas extra.
A quién afecta el control horario obligatorio
El control horario es obligatorio para toda empresa con trabajadores por cuenta ajena, sin importar su tamaño, sector o tipo de jornada. También si eres autónomo y tienes a una sola persona contratada.
- Autónomos sin empleados: no tienen que registrar su propia jornada. Tampoco los socios trabajadores de cooperativas.
- Tiempo parcial: ya tenían una regla propia (artículo 12.4.c). La jornada se registra día a día, se suma cada mes y se entrega un resumen con la nómina.
- Teletrabajo: se registra igual. La Ley 10/2021 exige que el registro refleje fielmente el tiempo dedicado, con el inicio y el fin de la jornada.
- Horas extra: el artículo 35.5 obliga a registrarlas día a día, sumarlas en el periodo de pago y dar copia del resumen en la nómina.
- Comerciales, personal que se desplaza y temporales: también se registran, aunque no trabajen en tu local.
Solo queda fuera el personal de alta dirección. Los mandos intermedios y cargos de confianza sí se registran.
Si trabajas con una ETT, la obligación de registrar es de la empresa usuaria, que es quien dirige el trabajo.
Qué datos hay que registrar
Lo mínimo es la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada persona, cada día. Pero conviene ir un poco más allá.
Las pausas
Si solo registras la entrada y la salida, se puede presumir que todo el tiempo entre ambas es trabajo efectivo. Por eso el Ministerio recomienda registrar también las pausas: la comida en jornada partida, los descansos obligatorios o los voluntarios.
Si tu convenio fija las pausas de forma clara y cerrada (por ejemplo, 30 minutos de comida para toda la plantilla), no hace falta anotarlas cada día. Si no, regístralas.
Jornadas flexibles
El registro diario no impide la flexibilidad. Si alguien trabaja más un día y menos otro para cumplir su jornada mensual, se suman los días del periodo antes de hablar de horas extra.
| Dato | ¿Obligatorio? |
|---|---|
| Hora de inicio de la jornada | Sí, cada día |
| Hora de fin de la jornada | Sí, cada día |
| Pausas e interrupciones | Muy recomendable, salvo que el convenio las fije claramente |
| Horas extra | Sí, sumadas en el periodo de pago |
| Resumen mensual (tiempo parcial) | Sí, con la nómina |
Cómo organizar el registro en tu empresa
La ley no impone un sistema concreto. Vale el papel, un programa, una app o unos tornos, siempre que la información sea fiable y no se pueda manipular después, ni por la empresa ni por la persona trabajadora.
Quién decide el sistema sigue este orden:
- Convenio colectivo o acuerdo de empresa, si regula el registro.
- Si no, la empresa decide, pero antes debe consultar a los representantes de los trabajadores. Consultar no obliga a llegar a un acuerdo, pero sí a escuchar su opinión.
- Si no hay representantes ni convenio que lo regule, lo organiza la empresa, cumpliendo lo que exige la ley.
Si tienes varias personas, turnos o gente que trabaja fuera, una app de fichaje para empresas suele ser lo más práctico: cada uno ficha en el momento y el registro queda guardado sin pasar hojas a limpio.
Revisa siempre tu convenio antes de elegir: puede definir qué cuenta como pausa o cómo se registra la flexibilidad.
Cuánto tiempo guardarlo y quién puede verlo
Tienes que conservar los registros durante cuatro años. Deben estar a disposición de:
- Las personas trabajadoras, que pueden consultar su propio registro.
- Sus representantes legales.
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Según el Ministerio, los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde allí de forma inmediata. No hace falta entregar copia de cada día, salvo pacto. Sí hay que dar el resumen mensual en tiempo parcial y el de horas extra.
Vale cualquier formato de conservación, en papel o digital, si garantiza que el contenido no cambia con el tiempo.
Sanciones por no registrar la jornada
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como infracción grave incumplir las normas de registro de jornada (artículo 7.5). Las multas del artículo 40.1.b) son:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 a 1.500 € |
| Medio | 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 a 7.500 € |
En los contratos a tiempo parcial hay un riesgo extra: si no registras su jornada, el contrato se presume a jornada completa, salvo que demuestres lo contrario.
A 30 de septiembre de 2026, estos importes siguen vigentes. La última actualización de la LISOS en el BOE es de mayo de 2024.
El registro horario digital: en qué punto está
El Ministerio de Trabajo prepara un real decreto que desarrollaría el artículo 34.9 para que el registro sea digital y consultable a distancia por la Inspección. El 30 de septiembre de 2025 el Consejo de Ministros autorizó tramitarlo por vía urgente.
Su tramitación se ha alargado durante 2026 y el Gobierno no ha fijado una fecha de aprobación.
A 30 de septiembre de 2026, el real decreto no se ha aprobado ni publicado en el BOE. No hay fecha de entrada en vigor ni plazo de adaptación. Hoy sigue valiendo lo que dice el artículo 34.9: cualquier sistema fiable, en papel o digital.
Si aún usas hojas de papel, pasar ya a un sistema digital te ahorrará trabajo cuando llegue la norma. Pero desconfía de quien te diga que su producto «cumple» un texto que todavía no existe.
Privacidad y geolocalización
El registro contiene datos personales: horarios, ausencias y, a veces, ubicación. Úsalos solo para controlar la jornada y limita quién puede verlos.
Si tu sistema usa la geolocalización, la ley de protección de datos (artículo 90 de la LOPDGDD) te obliga a informar antes, de forma expresa, clara e inequívoca, a la plantilla y, en su caso, a sus representantes. Hay que explicar qué se recoge y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.
Pide la ubicación solo cuando tenga sentido, por ejemplo, para comprobar que se ficha en el centro de trabajo. No rastrees a nadie durante toda la jornada ni fuera de ella.
Buenas prácticas para no tener problemas
- Que ficha cada persona, en el momento real. Evita rellenar el registro a final de mes.
- No borres nada. Si hay un error, corrígelo dejando constancia de quién, cuándo y por qué.
- Registra las pausas si tu convenio no las fija claramente.
- Revisa el registro cada mes para detectar horas extra y compensarlas o pagarlas.
- Documenta el sistema que usas y guarda la consulta a los representantes.
- Ten a mano los últimos cuatro años por si llega la Inspección.
Preguntas frecuentes
¿Soy autónomo sin empleados, tengo que registrar mi jornada?
No. El registro de jornada es una obligación de la empresa respecto a sus trabajadores por cuenta ajena. En cuanto contrates a alguien, tendrás que registrar su jornada.
¿Es obligatorio usar una app de fichaje?
Hoy no. La ley admite cualquier sistema, en papel o digital, si la información es fiable y no se puede manipular después. El futuro real decreto de registro digital aún no está aprobado.
¿Hay que registrar las pausas para comer?
No es obligatorio por ley, pero el Ministerio de Trabajo lo recomienda. Si no las registras, se puede presumir que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo. Si tu convenio fija las pausas de forma clara, no hace falta anotarlas cada día.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los registros?
Cuatro años. Durante ese tiempo deben estar a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?
Es una infracción grave de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado. En el tiempo parcial, además, el contrato se presume a jornada completa.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital?
No se sabe. A 30 de septiembre de 2026 el real decreto no se ha aprobado ni publicado en el BOE, así que no tiene fecha de entrada en vigor.
¿Puedo pedir la ubicación a mis trabajadores al fichar?
Sí, si es proporcional y les informas antes de forma expresa, clara e inequívoca, como exige la ley de protección de datos. Úsala solo para controlar la jornada.
Fuentes oficiales
- BOE: Estatuto de los Trabajadores (artículos 12, 34.9 y 35)
- BOE: Real Decreto-ley 8/2019, que crea el registro de jornada
- BOE: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS)
- Ministerio de Trabajo: Guía sobre el registro de jornada
Esta guía es informativa y está actualizada a la fecha indicada. No sustituye el asesoramiento de tu gestoría o de un profesional.