1 Primeros pasos
- Crea tu cuenta en Registro.
- Completa tu perfil (empresa, datos fiscales y preferencias).
- Empieza a subir documentos (facturas y gastos) desde la sección de subida.
- Revisa que los datos están bien, corrige si hace falta y guarda.
A partir de ahí, tu información se organiza para que tú y tu gestor trabajéis sobre lo mismo, sin correos sueltos ni carpetas perdidas.
Consejo rápido
Empieza por subir 5–10 documentos reales. Verás enseguida cómo quedan organizados y qué revisión mínima necesitas.
Orden recomendado
Primero gastos y proveedores, después ingresos, y por último revisa impuestos/declaraciones con tu gestor.
2 Cómo funciona el flujo
Subida
Subes el documento desde la sección de subida. Puedes guardar varios documentos y procesarlos después.
Extracción y normalización
El sistema extrae campos típicos: proveedor, fecha, base, IVA, total y número de factura. Si detecta identificadores fiscales, los normaliza para evitar duplicados.
Clasificación
Cada documento se clasifica como ingreso o gasto para que los resúmenes y exportaciones salgan correctos.
Revisión
Antes de guardar, puedes corregir lo que haga falta. La idea es que revises rápido, no que vuelvas a escribirlo todo.
Archivo y reporting
Una vez guardado, el documento entra en tu histórico y se usa para informes, resúmenes y modelos.
Trabajo con gestor
Tu gestor accede a lo que le corresponde (según permisos) y puede subir justificantes o modelos presentados cuando aplique.
3 Roles (cliente y gestor)
Cliente (autónomo / empresa)
- Sube facturas y gastos, revisa datos y mantiene su información al día.
- Consulta dashboard con ingresos/gastos y listados.
- Marca estados cuando corresponde (por ejemplo, en ciertos módulos mensuales).
Gestor
- Ve documentación del cliente y controla el estado de trámites.
- Sube ciertos justificantes/presentaciones para que el cliente los tenga siempre accesibles.
- Recibe avisos cuando hay tareas pendientes o retrasos que requieren acción.
4 Módulos principales
Facturas y gastos
Mantén un histórico de ingresos y gastos. El sistema diferencia el tipo de documento y lo usa para cálculos y resúmenes.
- Ingreso y gasto van separados para que el dashboard cuadre.
- Si un dato está incompleto, lo corriges y queda guardado para futuras exportaciones.
Proveedores
Centraliza proveedores para que no se dupliquen por formatos distintos (por ejemplo, con o sin guiones, espacios o prefijo de país).
- Unifica el identificador fiscal para evitar empresas duplicadas.
- Te ahorra errores típicos al cruzar facturas y gastos con el mismo proveedor.
Impuestos
En el apartado de impuestos se calcula el importe según el modelo (por ejemplo, trimestral). La presentación no se hace automáticamente: tu gestor revisa y, si corresponde, sube el modelo presentado para que puedas visualizarlo.
Declaraciones y Seguridad Social
Este módulo organiza los meses y su estado (pendiente, pagado, cancelado o retrasada). El gestor puede subir el recibo PDF y el cliente marca el estado. Si llega el día 1 y sigue pendiente o retrasada, se genera un aviso al gestor con enlace directo.
- El cliente controla el estado mensual para que esté todo al día.
- El gestor recibe avisos cuando hay retrasos o pendientes.
VeriFactu
La plataforma está preparada para flujos de VeriFactu: puedes activar la opción en tu perfil y, cuando aplique, gestionar certificados para tu empresa.
- Activación desde el perfil.
- Gestión de certificado de empresa (cuando aplique).
Sincronización bancaria
La app integra sincronización bancaria para conectar cuentas y traer movimientos (según disponibilidad del proveedor). Se usa un agregador bancario para facilitar el alta y las pruebas en entorno de sandbox.
Notificaciones
El sistema genera notificaciones cuando algo requiere atención (por ejemplo, tareas mensuales que se quedan pendientes o incidencias de estado).
- Alertas por estados pendientes/retrasados en módulos mensuales.
- Acceso rápido al elemento que requiere revisión.
Exportación
Exporta listados a Excel y genera documentos cuando lo necesites. Así puedes compartir información con tu asesoría o archivarla.
- Exportaciones pensadas para compartir con asesoría o para archivo interno.
- Útil para cierres trimestrales y revisiones.
5 App móvil (escáner)
Si usas la app móvil, el objetivo es que subir documentos sea tan fácil como escanear con el móvil, no hacer una foto sin más.
Escáner inteligente
Detección de hoja y recorte/perspectiva para que el documento quede limpio y legible.
Onboarding (solo 1 vez)
La app muestra una guía inicial la primera vez y después te lleva directo a entrar o a tu panel.
6 Integraciones
VeriFactu
Puedes activar VeriFactu desde tu perfil. Cuando aplique, se gestiona el certificado de la empresa para operar con el flujo correspondiente.
Bancos
Conecta tus cuentas para traer movimientos. La integración depende del proveedor bancario y de los permisos que aceptes.
7 Datos y seguridad
FotoFactu separa el acceso por roles y muestra a cada usuario lo que le corresponde.
A nivel de almacenamiento, la plataforma guarda información en ficheros de datos del servidor (por ejemplo usuarios, facturas y configuración), y controla accesos mediante sesión.
Recomendación: usa una contraseña fuerte y revisa que tu correo esté verificado para evitar accesos no autorizados.
Si trabajas con un gestor, cada uno ve su panel y permisos: la idea es compartir el trabajo sin compartir la cuenta.
8 Preguntas típicas
¿Tengo que subir todo perfecto?
No. Sube el documento y revisa lo justo. Si hay un dato dudoso, corrígelo y listo.
¿El sistema presenta mis impuestos solo?
No. El sistema calcula y organiza; la presentación la hace tu gestor. Cuando esté presentado, el gestor puede subir el justificante/modelo.
¿Puedo trabajar con mi gestor?
Sí. FotoFactu está hecho para que cliente y gestor compartan el mismo sistema, con permisos y vistas separadas.
¿Qué pasa si el documento sale incompleto?
Lo corriges antes de guardar. Lo importante es que quede bien archivado para informes y exportaciones.
¿Hay exportación para la asesoría?
Sí, puedes exportar listados y compartirlos con tu gestor o guardarlos para cierres y revisiones.
¿Listo para empezar?
Crea tu cuenta y sube tu primera factura. En cuanto lo pruebes, se nota el cambio.