En resumen
- Toda factura completa debe llevar los datos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012: número, fecha, datos de las dos partes, descripción, base, tipo de IVA y cuota.
- Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, aplicas una retención de IRPF del 15 %, o del 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes. A particulares no se retiene.
- La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, y las rectificativas van siempre en una serie propia.
- Word y Excel no cumplen Veri*factu. Tu programa necesita la declaración responsable del fabricante antes del 1 de enero de 2027 (sociedades) o del 1 de julio de 2027 (resto).
Qué datos debe llevar una factura
El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, el reglamento de facturación, fija lo que debe aparecer en toda factura completa:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición, y también la fecha de la operación si es distinta.
- Nombre y apellidos o razón social tuyos y de tu cliente.
- Tu NIF. El del cliente es obligatorio en varios casos, entre ellos cuando la operación se hace en España y tú estás establecido aquí, que es lo habitual.
- Domicilio tuyo y del cliente.
- Descripción de lo que vendes o del servicio, con el precio unitario sin IVA y los descuentos.
- Tipo de IVA aplicado y cuota, por separado.
- Si la operación está exenta, la referencia al artículo de la ley que la exime o la indicación de que está exenta.
Hay menciones especiales para casos concretos, como «inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja».
El IVA en tus facturas: 21 %, 10 %, 4 % o exenta
La Ley del IVA tiene tres tipos:
| Tipo | Cuándo se aplica (ejemplos) |
|---|---|
| 21 % (general) | La mayoría de servicios profesionales y productos: consultoría, diseño, reformas, informática. |
| 10 % (reducido) | Hostelería y restaurantes, alimentos que no van al 4 % y otras operaciones del artículo 91. |
| 4 % (superreducido) | Pan común, huevos, libros y periódicos, medicamentos de uso humano, entre otros. |
Algunas actividades están exentas por el artículo 20 de la ley: la asistencia sanitaria de médicos y sanitarios, ciertas enseñanzas, los seguros o el alquiler de vivienda, entre otras. En ese caso la factura no lleva IVA, pero debe indicar por qué.
Si en una misma factura mezclas tipos distintos, o partes exentas y no exentas, tienes que separar la base de cada una.
La retención de IRPF: 15 % o 7 %
Si tu actividad es profesional (abogacía, diseño, consultoría, traducción, clases particulares y, en general, las de las secciones segunda y tercera del IAE), tu cliente debe retenerte una parte y pagarla a Hacienda por ti. Lo dice el artículo 95 del Reglamento del IRPF:
- 15 % con carácter general.
- 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional en el año anterior al inicio. Tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente.
La retención se calcula sobre la base, sin IVA, y se resta del total de la factura.
¿A quién se aplica? Solo retienen quienes están obligados por el artículo 76 del reglamento: empresas y demás entidades, comunidades de propietarios y otros autónomos cuando te pagan dentro de su actividad. Un particular no te retiene, así que en sus facturas no pones retención.
Si tu actividad es empresarial (un comercio o un taller, por ejemplo) y tributas en estimación directa, tus facturas normalmente no llevan retención. Hay excepciones en módulos y en actividades agrícolas o forestales: consulta tu caso con tu gestoría.
Ejemplo: factura con IVA y retención
Una diseñadora gráfica factura 1.000 € a una empresa por un logotipo. Lleva más de tres años de alta, así que aplica el 21 % de IVA y el 15 % de retención:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | + 210,00 € |
| Retención IRPF 15 % | − 150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
Si estuviera en su primer año, la retención sería del 7 % (70 €) y cobraría 1.140 €. Si el cliente fuera un particular, no habría retención y cobraría 1.210 €.
Los 210 € de IVA los declarará en el modelo 303. Los 150 € retenidos los ingresa el cliente y ella los descuenta en su declaración de la renta.
Numeración correlativa y series
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie: sin saltos ni números repetidos. Puedes usar varias series si hay motivo, por ejemplo si tienes varios locales o actividades distintas. Muchos autónomos usan una serie por año (2026-001, 2026-002…).
Algunas facturas van siempre en una serie propia:
- Las rectificativas.
- Las que emite tu cliente o un tercero en tu nombre.
Y si en un mismo año emites facturas completas y simplificadas, cada tipo va en su serie.
Factura simplificada y factura rectificativa
Factura simplificada
Es el antiguo ticket. Puedes emitirla cuando el importe no pasa de 400 €, IVA incluido. El límite sube a 3.000 € en ciertas actividades: venta al por menor, hostelería y restauración, peluquería, transporte de personas, aparcamiento o tintorería, entre otras.
Lleva menos datos: número, fecha, tu NIF y nombre, qué vendes, tipo de IVA y total. Si el cliente es una empresa y te lo pide, debes añadir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado.
Factura rectificativa
Se emite cuando la factura original tiene un error en sus datos obligatorios, cuando el IVA se calculó mal o cuando cambia la base, por ejemplo por una devolución o un descuento posterior. Debe identificar la factura que corrige y lo que cambia. No se borra ni se edita la original.
Tienes que emitirla en cuanto conozcas el error, siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del IVA.
Plazos para emitir y conservar tus facturas
- Emitir: en el momento de la operación. Si el cliente es una empresa o un autónomo, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
- Conservar: las facturas emitidas y las recibidas, ordenadas y con su contenido original, durante el plazo que marca la Ley General Tributaria. Como regla general son cuatro años contados desde que acaba el plazo para presentar la declaración en la que cuentan.
El plazo puede ser más largo en algunos casos, por ejemplo si compensas pérdidas o deducciones de años anteriores. Ante la duda, guárdalas más tiempo.
Qué pedir a un programa de facturación para autónomos
- Numeración automática por series, para no saltarte ni repetir números.
- Agenda de clientes con NIF y domicilio, para no teclearlos en cada factura.
- Cálculo de IVA y retención sin errores, con varios tipos en la misma factura.
- Presupuestos que se conviertan en factura sin copiar nada.
- PDF listo para enviar a tu cliente.
- Conexión con tus impuestos: que lo facturado aparezca en tus modelos 303 y 130.
- Acceso para tu gestoría, para que no tengas que mandarle nada a mano.
- Declaración responsable de Veri*factu: el fabricante debe certificar que el programa cumple el reglamento de sistemas de facturación. Tendrás que usar uno así desde el 1 de enero de 2027 si eres sociedad y desde el 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Te lo explicamos en la guía de Veri*factu.
Aparte está la factura electrónica obligatoria entre empresas, que regula el Real Decreto 238/2026. Se aplicará 12 meses después de que entre en vigor su orden ministerial si facturas más de 8 millones de euros al año, y 24 meses después en el resto de casos.
Plantilla de factura para autónomos: por qué dejar Word y Excel
Una plantilla de factura en Word o Excel sirve para empezar, pero tiene problemas:
- La numeración es manual: es fácil saltarse un número o repetirlo.
- Los cálculos fallan si tocas una fórmula o cambias el tipo de IVA.
- No enlaza con tus impuestos: al final del trimestre tienes que sumar las facturas a mano.
- No cumplirá Veri*factu: permite cambiar o borrar facturas sin dejar rastro, que es justo lo que el reglamento quiere evitar.
Si hoy facturas con una plantilla, aprovecha para cambiar con calma y no a última hora de 2027.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que poner retención de IRPF en todas mis facturas?
No. Solo si tu actividad es profesional y facturas a una empresa, a una entidad o a otro autónomo que te paga dentro de su actividad. A los particulares no se les aplica retención.
¿Cuándo puedo aplicar la retención del 7 %?
El año en que empiezas tu actividad profesional y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional el año anterior. Tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente.
¿Puedo empezar la numeración desde 1 cada año?
Sí, si usas una serie por año (por ejemplo 2026-001). Lo importante es que dentro de cada serie los números sean correlativos, sin saltos ni repeticiones.
Me he equivocado en una factura, ¿la puedo modificar?
No debes editarla ni borrarla. Emite una factura rectificativa, en su propia serie, que identifique la factura original y lo que cambia.
¿Hasta qué importe puedo hacer una factura simplificada?
Hasta 400 euros con IVA incluido en general, y hasta 3.000 euros en actividades como el comercio minorista, la hostelería o la peluquería.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis facturas?
Como regla general, cuatro años desde que acaba el plazo para presentar la declaración en la que cuentan. En algunos casos el plazo es más largo, así que conviene guardarlas más tiempo.
¿Puedo seguir usando una plantilla de Excel para facturar?
Hasta tu fecha de Veri*factu sí, siempre que la factura tenga todos los datos obligatorios. Desde el 1 de julio de 2027 los autónomos tendrán que usar un programa que cumpla el reglamento.
Fuentes oficiales
- BOE: Real Decreto 1619/2012, reglamento de las obligaciones de facturación
- BOE: Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido
- BOE: Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (retenciones)
- BOE: Real Decreto 1007/2023, reglamento de los sistemas de facturación
Esta guía es informativa y está actualizada a la fecha indicada. No sustituye el asesoramiento de tu gestoría o de un profesional.