Escanear facturas y tickets con el móvil: guía práctica

Por qué digitalizar tus facturas y tickets

Cada gasto que pierdes es dinero que pagas de más. Si no tienes el justificante, no puedes deducir el IVA en el modelo 303 ni restar el gasto en el modelo 130 y en la renta.

Digitalizar tus facturas y tickets tiene tres ventajas claras:

• No se te olvida nada: el gasto queda apuntado en el momento, no a final de trimestre.
• Encuentras cualquier factura en segundos si Hacienda o tu gestoría te la piden.
• Tienes una copia legible aunque el ticket original se borre o se estropee.

Eso sí, digitalizar no te libra de guardar los originales. Lo explicamos más abajo.

Qué datos debe tener una factura para deducirla

La Ley del IVA solo permite deducir con la factura original y siempre que cumpla todos los requisitos del reglamento (artículo 97). Según el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, una factura completa lleva como mínimo:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
• Nombre o razón social del proveedor y el tuyo.
• NIF del proveedor. El tuyo tiene que aparecer en las operaciones habituales entre empresas y profesionales establecidos en España.
• Domicilio del proveedor y el tuyo.
• Descripción de lo que compras, con el precio unitario sin IVA y los descuentos.
• Tipo de IVA aplicado y la cuota de IVA por separado.
• Si la operación está exenta o hay inversión del sujeto pasivo, la mención correspondiente.

Si falta algún dato o está mal, pide al proveedor una factura rectificativa. Mientras no la tengas, ese IVA no se puede deducir.

Factura completa o ticket: cuándo puedes deducir el IVA

El ticket es una factura simplificada. Se puede emitir en operaciones de hasta 400 € con IVA, o de hasta 3.000 € en sectores como el comercio minorista, la hostelería, el transporte de personas, los aparcamientos o los peajes.

Un ticket normal lleva el NIF del vendedor, el tipo de IVA y el total, a menudo con la expresión «IVA incluido». Con eso no basta para deducir el IVA. El reglamento (artículo 7.2) exige que, si lo pides como empresario o profesional, el ticket incluya además:

• Tu NIF y tu domicilio.
• La cuota de IVA consignada por separado.

El truco es sencillo: pide factura con tus datos al pagar. En el IRPF el gasto también tiene que estar justificado, y una factura a tu nombre es la prueba más sólida de que es de tu actividad. Repasa qué gastos cuentan en la guía de gastos deducibles para autónomos.

Cómo escanear tickets con el móvil y que salgan bien

Una buena foto ahorra correcciones. Sigue estos consejos:

1. Luz natural o buena luz blanca. Evita el flash si el papel brilla: el reflejo borra números.
2. Fondo oscuro y liso debajo de un ticket blanco. El contraste ayuda a recortar bien el documento.
3. Documento entero, con los cuatro bordes a la vista. Si cortas la cabecera, pierdes el NIF del proveedor.
4. Móvil paralelo al papel, sin inclinarlo, y sin tu sombra encima.
5. Alisa el ticket antes de la foto. Las arrugas cambian unos por ochos.
6. Enfoca y comprueba que puedes leer el total antes de seguir.
7. Si te llega en PDF, sube el PDF. No lo imprimas para fotografiarlo.

Los tickets de papel térmico pierden la tinta con el calor y la luz. Fotografíalos el mismo día y guarda el original en un sobre, lejos del sol.

Qué lee la IA y por qué tienes que revisarlo

Una app para escanear facturas con inteligencia artificial lee la imagen y rellena el gasto por ti: proveedor, NIF, fecha, base imponible, IVA, retenciones y total. Te ahorra teclear, pero no es infalible.

Revisa siempre estos puntos:

• Fecha: decide en qué trimestre entra el gasto.
• NIF del proveedor: un dígito mal leído da un NIF que no existe.
• Varios tipos de IVA en la misma factura, como en un supermercado.
• Retenciones en facturas de otros profesionales.
• Que base más IVA menos retención cuadre con el total.

Tú eres responsable de lo que declaras, no la app. Unos segundos de revisión evitan un 303 mal hecho.

¿La foto sustituye al papel?

Respuesta corta: no, salvo que uses digitalización certificada.

La Orden EHA/962/2007 (artículo 7) permite prescindir de las facturas en papel solo si se digitalizan con un proceso que cumpla todo esto:

• Se usa un software de digitalización certificado, homologado por la Agencia Tributaria.
• Cada imagen es fiel e íntegra y va firmada con firma electrónica.
• Las imágenes se guardan en una base de datos documental con los datos de los libros registro, firmada al cierre de cada periodo.

La AEAT mantiene un procedimiento de homologación y una lista de programas homologados. Una foto hecha con una app normal no cumple estos requisitos, y FotoFactu tampoco es un software de digitalización certificada.

Por eso te recomendamos:

• Facturas y tickets en papel: haz la foto para tener el gasto controlado, pero guarda el original.
• Facturas que te llegan en PDF por email o desde la web del proveedor: ya son electrónicas. Guarda el archivo original, en el formato en que lo recibiste, como pide el artículo 21 del reglamento de facturación.

Si quieres eliminar el papel del todo, necesitas un sistema de digitalización certificada homologado. Consúltalo con tu gestoría.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

El reglamento de facturación (artículo 19) obliga a conservar las facturas recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria:

• 4 años de prescripción (artículo 66), contados desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración en la que usaste la factura (artículo 67).
• 10 años para las facturas que originan pérdidas pendientes de compensar o deducciones pendientes de aplicar, porque Hacienda puede comprobarlas durante ese plazo (artículo 66 bis).
• 6 años desde el último asiento de los libros si el Código de Comercio te obliga como empresario (artículo 30). También te afecta si cierras la actividad.

Ejemplo: un gasto de 2026 que usas en la renta de 2026, presentada en 2027, tienes que conservarlo como mínimo hasta mediados de 2031. La regla práctica: guarda todo al menos seis años.

Una rutina sencilla para no perder ningún gasto

1. Pide factura con tus datos cada vez que pagues algo de tu actividad.
2. Haz la foto en el momento, antes de guardar el ticket en la cartera.
3. Revisa los datos que ha leído la app.
4. Guarda el original en un sobre o carpeta por trimestre.
5. Repasa los gastos antes de cada trimestre y compártelos con tu gestoría.

Si quieres probarlo, crea tu cuenta en FotoFactu y sube tu primer ticket.